As empresas, por mais que estejam inseridas em diferentes setores, encontram entre si dificuldades comuns na gestão eficiente da tesouraria. Particularmente, no processo de aprovação de documentos.
Para os gestores, isto implica frequentemente um processo de aprovação disperso entre telefonemas constantes de comerciais, trocas de e-mails ou a utilização de ferramentas ineficientes como folhas de excel para controlar o que é faturado.
O culminar de tudo isto? Mais tempo gasto em burocracias, menos controlo sobre a área financeira e maior risco em gastos desnecessários.
Sem surpresa, são necessárias soluções para proporcionar os recursos adequados para o controlo e aprovação rápida de documentos pendentes a faturar, de modo a potenciar o sucesso do negócio.
Como pode um sistema de aprovação de documentos manual revolucionar a gestão? Nós explicamos.
Mais controlo para uma tesouraria sem surpresas
Para agilizar todas as fases desde a aprovação de documentos até a faturação efetiva dos mesmos é fundamental recorrer a um software de gestão que reforce a segurança e promova a gestão eficaz de gastos.
Como? O PHC GO – eleito produto do ano 2022– permite-lhe controlar e gerir, num único local, o processo de aprovação de documentos, seja qual for a sua natureza. Para garantir maior controlo, pode facilmente definir os utilizadores que aprovam os diferentes documentos e, com isso, atribuir tarefas aos responsáveis.
Para minimizar qualquer risco, o software impede que qualquer documento sem aprovação prévia seja impresso, descarregado ou enviado por e-mail.
Tudo isto para uma tesouraria sem surpresas, eliminando riscos no envio de documentos a clientes, com o apoio de um sistema de aprovação de documentos manual que ajuda a maximizar resultados e a otimizar a rentabilidade do negócio.
E para que não deixe escapar nada, o add-on de alertas e lembretes – solução complementar ao software PHC GO – alerta os utilizadores dos documentos que estão por aprovar, aumentando o controlo sobre a gestão.
Seja realizar cobranças, pagar faturas a fornecedores na data certa ou enviar e-mails a Clientes com faturas emitidas, pode rentabilizar o seu tempo com lembretes automáticos para que nunca se esqueça de compromissos ou tarefas importantes a realizar.
Uma solução com alertas já configurados:
- Cria tarefas automáticas quando existe um recebimento em falta
- Gera e-mails automáticos de faturas que ainda não foram enviadas aos clientes
- Gera avisos após 10 dias, quando uma guia de transporte ainda não foi faturada
- Cria tarefas automáticas quando um pagamento a fornecedor está por regularizar
- Relembra para congratular os seus Clientes no seu aniversário
- Cria tarefas automáticas quando um artigo atingiu o ponto mínimo de encomenda definido
Comece hoje uma gestão mais completa com o PHC GO, o software de gestão 100% online.
