22 de Novembro, 2021

Assinatura digital qualificada: 4 passos para garantir a legalidade de uma fatura

Sabe se as faturas que emite são consideras legalmente válidas? Em poucos passos, explicamos-lhe como verificar a sua validez e a de demais documentos fiscais relevantes, de modo a prevenir possíveis litígios e riscos para o seu negócio.

Saber como identificar a legalidade de uma fatura quando recebidas por meio eletrónico é a primeira linha de defesa para garantir a segurança da sua empresa, face à possível adulteração por terceiros, fraude fiscal e à tendência de crescimento do cibercrime.

Mais do que uma realidade, a faturação eletrónica é um recurso a aproveitar pelas empresas que, para usufruírem dos seus benefícios, devem de cumprir com um conjunto de requisitos legais, como a assinatura digital qualificada. Medidas facilmente realizadas com um software de gestão capaz de responder.

A sua empresa está preparada para garantir a integridade das faturas eletrónicas?

Deixe as faturas válidas em 4 passos.

1. Assinatura digital qualificada em nome da empresa que emite a fatura

Para assegurar a legalidade de todos os seus documentos de faturação, deve incluir a assinatura digital qualificada em nome da empresa, pois apenas as faturas assinadas exclusivamente por si carregam valor legal.

Se possuir faturas assinadas por terceiros, poderá expor o seu negócio a litígio com clientes que rejeitem o pagamento de um produto ou serviço. Os documentos de faturação devem também conter:

  • Nomes, firmas ou denominações sociais;
  • Sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
  • Sede do destinatário ou adquirente sujeito passivo do imposto;
  • Números de identificação fiscal.

Integrar a faturação eletrónica no software de gestão PHC GO – seja fatura com assinatura digital qualificada ou fatura em formato CIUS PT – permite-lhe emitir os seus documentos com garantia de legalidade e proteção de burlas. Eliminando erros de contabilização e, simultaneamente, custos escusados.

2. Preço líquido e valores tributáveis

É importante garantir a presença do preço, líquido de imposto, e de outros elementos incluídos no valor tributável. Não esquecendo de confirmar a identificação do IVA ou a sua isenção.

3. Bens ou serviços prestados

De um conjunto de requisitos a validar, a integridade dos conteúdos dos documentos assume especial relevância. Como garantia de autenticidade, as faturas devem conter a quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável.

4. Numeração sequencial

Apesar de aparentar pouco relevante, as faturas e documentos fiscais emitidos, devem ser datadas e numeradas sequencialmente, descriminando, a série e data, de modo a apoiar a autenticidade do documento.

Faturação rápida, segura e ready to GO.

Como ferramenta de gestão, a faturação eletrónica, uma vez integrada no software de gestão, promove o sucesso do seu negócio ao garantir que as faturas são unicamente emitidas com o devido valor legal. O resultado? Mais segurança, poupança de tempo e agilidade nos processos de faturação e de recebimento de clientes.

Para gestores que procuram uma solução desenvolvida para minimizar riscos e potenciar esforços operacionais, o PHC GO, software de gestão 100% online, responde a todas as necessidades com elevada segurança e eficiência, assegurando a legalidade das faturas graças ao add-on Transações Eletrónicas – o produto para a faturação eletrónica.

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